Zmiana wyglądu

Od dłuższego czasu nosiłem się z zamiarem zmiany wyglądu mojej strony. Dziś nastąpił punkt kulminacyjny, czego efektem jest odświeżona strona. Pod względem treści nic się nie zmieniło. Układ także pozostał prawie ten sam. Strona jest teraz moim zdaniem bardziej "świeża" i "lżejsza". Ocenę pozostawiam wam.

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 6

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 1

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 2

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 3

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 4

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 5

W tym poście chciałbym poruszyć ostatnie z zagadnień serii wpisów, a mianowicie rolę organizacji pozarządowych w zakresie informatyzacji administracji publicznej. Jest to sprawa stosunkowo świeża, a w małych urzędach praktycznie nie znana. Ma ona w sobie pewne elementy partnerstwa publiczno-prywatnego, ale z naciskiem na publiczne.

W Polsce istnieje wiele organizacji pozarządowych, które zajmują się pomocą i współpracą z administracją publiczną i rządową w zakresie informatyzacji, społeczeństwa informacyjnego, e-govermentu, dostępu do sieci Internet i innych zagadnień.

W poprzednich wpisach opisywałem zalety ze współpracy urzędów z firmami zajmującymi się doradztwem w zakresie rozwiązań informatycznych. Nie ma co ukrywać, ale jest to doradztwo odpłatne, płaci się za wiedzę pracowników firmy. Natomiast w przypadku organizacji pozarządowych sprawa ma się zupełnie inaczej. W przeważających przypadkach dzielą się one swoją wiedzą i doradzają organizacjom bezpłatnie. Takie podejście wynika z charakteru działania organizacji pozarządowych, które istnieją po to by spełniać potrzeby określonych grup społecznych nieodpłatnie. Nie czerpią one zysku dla swoich członków ze swojej działalności, a jakikolwiek zysk jest przeznaczany na cele statutowe organizacji czyli w naszym przypadku na pomoc urzędom, jeśli dana organizacja działa w tym obszarze.

Ze znanych organizacji wymienię dwie z którymi się zetknąłem, a mianowicie Fundacja Wspomagania Wsi, która prowadzi m.in. stronę internetową "Internet na Wsi" o charakterze informacyjnym pod adresem http://wsw.internetnawsi.pl/, gdzie gminy mogą zapoznać się z szeregiem przydatnych informacji.
Kolejną organizacją jest Stowarzyszenie "Miasta w Internecie", które jest bardzo prężnie działająca organizacją pomagającą samorządom. Na stronie organizacji można zapoznać się z przedmiotem jej działalności.

Chciałbym zachęcić wszystkie samorządy do współpracy z organizacjami pozarządowymi, które de facto istnieją właśnie dla nich i służą im pomocą. Dzięki nim bez ponoszenia kosztów można rozwijać elektroniczną administrację w powiecie żuromińskim i zapewnić mieszkańcom administrację na miarę XXI wieku.

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 1

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 2

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 3

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 4
Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 5

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 5

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 1

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 2

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 3

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 4

W dzisiejszej piątej części przedstawię możliwości współczesnej informatyki i jej ofertę dla urzędów.

Dzisiejszej możliwości informatyki są przeogromne, czego dowodem jest zastosowanie jej rozwiązań w praktycznie każdej dziedzinie życia człowieka. Przeciętny mieszkaniec powiatu żuromińskiego zna tylko czubek góry lodowej zastosowań informatyki z dwóch powodów. Po pierwsze zna dobrze tylko to co jest mu potrzebne oraz zna pobieżnie to o czym słyszał, czytał lub widział. Po drugie zna w przeważającej mierze tylko to co jest skierowane na rynek konsumencki. Prawdziwy jednak rdzeń informatyki to rozwiązania skierowane na rynek biznesowy. Są one droższe od konsumenckich, ale bardziej niezawodne, skalowalne, szybsze itd. Od lat istnieje podział nie tylko w informatycznych rozwiązaniach, ale np. chociażby w branżach AGD czy RTV, na dwie grupy rozwiązań produktowych: konsumenckie i biznesowe. W tym artykule skupimy się na drugiej grupie.

Rozwiązania biznesowe są bardzo rzadko stosowane w małych urzędach ponieważ decydenci, którzy podejmują decyzję o zakupie nie zawsze mają świadomość że produkty konsumenckie w dużej mierze nie nadają się do pracy w urzędach z kilku względów do których zaliczyć można w porównaniu do rozwiązań biznesowych m.in.:

• wysoką awaryjność
• drogi serwis
• wysokie koszty rozbudowy
• niższą jakość

Reasumując zakup tańszego urządzenia konsumenckiego do urzędu w dłuższej perspektywie czasowej oznacza paradoksalnie większy wydatek i ku temu nie ma niepodważalnych argumentów przeciw.
Wniosek jest jeden - należy zachowując gospodarność środkami budżetowymi dokonywać zakupu rozwiązań z "półki" biznesowej.

Na rynku informatycznym istnieje szereg rozwiązań dopasowanych do potrzeb. Zakup zależy też od strategii zakupowej. Najpopularniejsza polega na tym, iż jest określona kwota na zakup sprzętu np. powiedzmy zakup komputera za 3 tys. zł. Szuka się najmocniejszego urządzenia za podaną kwotę i już natrafiamy na pierwszą pułapkę, a w zasadzie dwie. Pierwsza pułapka polega na tym, iż nie definiujemy potrzeb jakie ma spełniać komputer (być może potrzeby na konkretnym stanowisku zaspokoiłby komputer za 2 tys. zł). Druga pułapka to szukanie najmocniejszego komputera za daną cenę traktowane jako priorytet. Biorąc pod uwagę powyższe akapity to ostatnie działanie prawie zawsze prowadzi do wyboru komputera przeznaczonego na rynek konsumencki (są one tańsze od porównywalnych komputerów na rynek biznesowy, czyli też obejmujący urzędy). Taka strategia zakupowa i związane z nią pułapki prowadzą do niegospodarności w zakupach oraz zakupowaniu sprzętu nieadekwatnego do potrzeb.

Rynek informatyczny w kwestii rozwiązań biznesowych jest bardzo bogaty i różnorodny. Istnieją firmy, które posiadają rozwiązania dedykowane dla urzędów. Informatyka w urzędzie jest przez większość utożsamiana z sumą komputerów i podłączenia do Internetu. To bardzo niebezpieczne uproszczenie rzutujące na decyzje o informatyzacji urzędu na lata.

Na rynku szkoleniowym brak jest ofert przeznaczonych dla informatyków w zakresie planowania zakupów odnośnie modernizacji infrastruktury informatycznej urzędu. Szkolenia takie są oferowane przez wybranych producentów sprzętu, ale opierają się one na ofercie danej firmy. Szkolenia takie na pewno przyczyniłyby się do podniesienia kompetencji informatyków, a co za tym idzie infrastruktura informatyczna urzędu zyskałaby dzięki dobrym zakupom na jakości i niezawodności.

Na zakończenie należy stwierdzić, iż aby urzędy podążały właściwą ścieżką informatyzacji zacząć należy od szkolenia informatyków oraz uświadamiania decydentów nt. możliwości współczesnej informatyki. Tylko w ten sposób można zbudować skuteczne narzędzie dzięki któremu możliwe jest wspomaganie pracy urzędu w zadowalającym wszystkich stopniu.

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 1

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 2

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 3

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 4

Nowy widok treści w blogerze

Zapraszam czytelników do przeglądania mojego bloga w uproszczonej formie pod adresem http://www.sainer.pl/view/sidebar. Jest to nowy widok wprowadzony w Blogerze. Przyznam że teksty czyta się wyjątkowo przyjemnie. Wszystko jest przejrzyście zaprezentowane.

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 4

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 1

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 2

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 3

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 5

Witam wszystkich po przerwie dłuższej niż zwykle. Za zwłokę odpowiada słowo "przetarg" i wszystko co z nim związane. Ruszył oficjalnie największy przetarg informatyczny w historii powiatu żuromińskiego, który miałem okazję i przyjemność zarazem, przygotowywać i którego to przygotowanie zabrało mi wiele cennego czasu, tego prywatnego też. Pisałem o przedmiocie owego przetargu w cyklu artykułów zatytułowanych "Projekt informatyzacji urzędu Starostwa Powiatowego w Żurominie" (Część 1, Część 2 i Część 3) w zakresie dotyczącym urzędu Starostwa Powiatowego w Żurominie. Całość przetargu obejmuje ponad to 6 urzędów gmin z terenu powiatu żuromińskiego. O szczegółach będziecie mogli przeczytać już niedługo w prasie lokalnej. Wracając jednak do tematu w dzisiejszej części cyklu, omówię następujące tematy związane z elektroniczną administracją na terenie powiatu żuromińskiego:

• Szkolenia urzędników
• Budowanie "świadomości informatycznej" wśród pracowników administracji publicznej

Zanim przejdę do meritum tych tematów chciałbym opisać strukturę i sytuację informatyki w urzędach pod kątem ludzi w nich pracujących. Otóż zawsze jest tak, iż mamy 4 poziomową hierarchię urzędników w kontekście ich wiedzy informatycznej (chyba prawie każdy informatyk się w tym temacie ze mną zgodzi). I tak:

• Grupa pierwsza - informatycy
• Grupa druga - pracownicy posiadający znaczną wiedzę w zakresie informatyki i jej zastosowań
• Grupa trzecia - pracownicy posiadający podstawową wiedzę w zakresie  informatyki i jej zastosowań
• Grupa czwarta - pracownicy posiadający znikomą wiedzę w zakresie informatyki i jej zastosowań

Wszystkie te grupy można wyróżnić w każdym urzędzie. Wszyscy pracownicy urzędu nie mogą być informatykami bo jest to mało prawdopodobne, a jeśli już to nieekonomiczne z uwagi na fakt, iż informatyk jest bardzo wyspecjalizowanym zawodem, który jest lepiej opłacany niż zawód urzędnika zajmującego się sprawami urzędowymi dotyczącymi petentów. Z punktu widzenia informatyka grupa trzecia jest najodpowiedniejsza dla urzędu. Z punktu widzenia urzędu także powinna być. Praktycznie wszyscy pracownicy powinni znaleźć się w tej grupie z nielicznymi wyjątkami osób z grupy drugiej. Urząd powinien dążyć do niwelowania liczebności osób z grupy czwartej. Dlaczego? Otóż sama informatyka w ujęciu sprzętu i oprogramowania nie wystarczy do utworzenia elektronicznej administracji w urzędzie. Niezbędna jest wiedza ludzi jak i co najważniejsze po co z tego korzystać. Kluczem do osiągnięcia sukcesu są szkolenia oraz zwiększanie świadomości pracowników urzędu dotyczącej wykorzystania informatyki w urzędzie.

Wiele urzędów w Polsce, jak nie większość, a w tym urzędy samorządu terytorialnego z terenu powiatu żuromińskiego, posiada infrastrukturę informatyczną, której możliwości wielokrotnie przewyższają wiedzę nt. możliwości jej wykorzystania przez pracowników. Można powiedzieć że marnujemy pieniądze na zakup sprzętu i oprogramowania, który nie jest w pełni wykorzystywany do osiągania efektywnej pracy w urzędzie.

Dla porównania przedstawię taki oto przykład. Pracownik urzędu w Polsce jest wielokrotnie mniej wydajny niż pracownik urzędu na zachodzie mimo iż pracuje dłużej. Dzieje się tak dlatego, iż na zachodzie narzędzia informatyczne są wykorzystywane na masową skale oraz wiedza nt. możliwości ich użycia jest dużo bogatsza niż wśród naszych urzędników. 

Statystyczny urzędnik wie jak obsłużyć programy Word lub jemu podobny, Excel lub jemu podobny, potrafi wysyłać i odbierać pocztę email, wie jak używać wyszukiwarki internetowej oraz jak poruszać się po stronach www, czasem potrafi ponadto obsługiwać specjalistyczne programy. Jednakże jest to stanowczo za mało, aby być pracownikiem efektywnym. Pracownicy znają ponadto wycinek możliwości powyższych programów, co też nie stawia ich wiedzy w dobrym świetle.

Potrzeba wielu szkoleń zarówno wewnętrznych (prowadzonych przez personel urzędu) jak i zewnętrznych (prowadzonych przez fachowców, praktyków i ekspertów), aby podnieść poziom kompetencji informatycznych urzędników. Ponadto należy na każdym kroku używać argumentów, które przemawiają za użyciem narzędzi informatycznych, uwypuklając korzyści jakie one przynoszą. 

Każdy urzędnik ma jakąś wiedzę nt. użycia narzędzi informatycznych. Jego wiedza jest poszerzana w wąskim stopniu w wyniku doświadczenia. Nic ponadto. Nie szkoli się pracowników urzędu z zagadnień informatyki praktycznie wcale. Poza tym nie wykazują oni raczej chęci do szkoleń z tego zakresu. Wynika to z tego, że pracodawca nie oczekuje wzrostu kompetencji w tym zakresie, a to dlatego że nie widzi korzyści jakie przynosi zwiększenie efektywności pracownika, w wyniku wzrostu jego kompetencji w dziedzinie informatyki.

Podsumowując niezbędne są szkolenia i to kompleksowe. Trzeba łamać bariery i uświadamiać pracowników, że bez szkoleń z zakresu informatyki stoją oni w miejscu w tym zakresie. Trzeba ich motywować do rozwoju i stawiać ich w momencie oporu, w sytuacji kiedy nie mogą oni przy zadanym czasie pracy i swoich możliwościach "informatycznych", wykonać zadań im postawionych. 

Należy edukować pracowników z zakresu programów przetwarzania danych, programów do pracy grupowej, programów do organizacji czasu pracy i wielu innych. 

Na koniec powiem bazując na własnych obserwacjach, iż młodzi pracownicy (rocznik 1985 i młodszy) są o klasę lepiej wyedukowani w zakresie użycia narzędzi informatycznych i to nie dlatego że lepiej w szkole i na studiach ich uczono, tylkogłównie dlatego że informatyka stała się powszechna w domu w postaci komputera stacjonarnego, a coraz częściej laptopa i Internetu i dzięki obcowaniu z nimi mamy lepiej wykształconych urzędników.

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 1

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 2

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 3

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 5

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 3

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 1

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 2

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 4
Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 5

W dzisiejszej części cyklu artykułów poruszone zostaną następujące zagadnienia związane z elektroniczną administracją:

• Analiza kosztów informatyki w urzędzie
• Kwestia audytów i analiz

Po lekturze poprzedniej części czas na szersze opisanie kosztów informatyki w urzędzie oraz ich przedmiotu.

W urzędzie bardzo ważną kwestią jest optymalizacja kosztów. Jednakże zazwyczaj odbywa się to na zasadzie cięć, które biorą pod uwagę prosty rachunek - minimalizację kosztu zakupu urządzenia, kosztu zakupu części lub materiału eksploatacyjnego. Rzadko bierze się pod uwagę koszt w szerszym ujęciu, czyli w skrócie powiedziawszy: "ile mnie będzie kosztowało to, że czegoś nie kupię". Odpowiedź na to pytanie jest kluczowym czynnikiem wpływającym na koszty. W urzędach analizy kosztowe jeśli już są robione, to są one bardzo powierzchowne, ponieważ na dogłębne analizy potrzeba czasu, pieniędzy, a przede wszystkim wiedzy.

Dogłębne analizy kosztów informatyki można podzielić na różne części:

• zakup nowych urządzeń
• rozbudowa urządzeń
• serwis urządzeń
• zakup materiałów eksploatacyjnych
• zakup oprogramowania i jego aktualizacji
• serwis oprogramowania
• zakup energii elektrycznej dla urządzeń informatycznych

Wymieniłem podstawowe grupy kosztów. Ostatnia grupa nie jest bez znaczenia. Przykładowo wymiana wszystkich monitorów w urzędzie na energooszczędne może obniżyć koszt pobieranej przez nie energii. Jednakże taki zakup nie byłby uzasadniony ekonomicznie (nie wszystkie monitory w urzędzie są stare). Natomiast zakup nowego monitora (w zestawie komputerowym bądź oddzielnie), który jet energooszczędny jest już zakupem uzasadnionym, ponieważ po analizie kosztów jego zakupu może okazać się, iż różnica cenowa w stosunku do tańszego monitora pobierającego więcej energii zwróci nam się np. po roku. Zakładając pracę monitora przez kilka lub więcej lat oszczędność w koszcie poboru energii elektrycznej w wymiarze wielu monitorów może być znacząca.

Całość urządzeń informatycznych i instalacji im służących określa się mianem infrastruktury informatycznej urzędu. Zdaniem informatyków jest dbanie o jej poprawne działanie. Dobrze prosperująca infrastruktura ma następujące cechy:

• niski koszt jej utrzymania w stosunku do zakładanych korzyści z jej działania
• mała awaryjność
• łatwość rozbudowy i jej niski koszt

Co do pierwszego punktu to w urzędach można by nad tym dużo dyskutować, każdy ma bowiem inaczej zdefiniowane korzyści z działania infrastruktury informatycznej. Natomiast kolejne dwa punkty raczej nie opisują infrastruktury informatycznej urzędów z powiatu żuromińskiego. Wysoka awaryjność oraz wysokie koszty rozbudowy infrastruktury wiążą się z jednym aspektem. Oszczędnościami w zakupach informatycznych. 

Informatycy nie są złotymi rączkami do tego stopnia, iż potrafią każda awarię usunąć bez kosztów. Nierzadko jest potrzebny zakup nowej części do komputera, który uległ awarii lub zakup jakichś materiałów, które się wyeksploatowały w urządzeniu w wyniku znacznie szybszego zużycia, niż zakładano w momencie zakupu. Oszczędzanie na zakupach pociąga potem za sobą koszty znacznie większe, niż oszczędności który zostały osiągnięte w momencie zakupu, co sumarycznie zwiększa koszty.

Z informacji jakie posiadam w żadnym urzędzie gminnym, ani w urzędzie powiatowym nigdy nie została dokonana analiza, ani audyt całości infrastruktury informatycznej w urzędzie pod względem kosztów jej prowadzenia oraz kosztów jej rozbudowy.

Takie działanie jest na obecnym etapie niezbędne, aby koszty informatyki w urzędzie zracjonalizować. Komputer nie jest komputerowi równy. Nawet komputery o takiej samej mocy będą się różnić, np. jakością czy gwarancją. Oczywiście takie analizy i audyty kosztują, ale jeśli rozpatrywać je należy jako koszt modernizacji infrastruktury, który należy zoptymalizować to są one jak najbardziej uzasadnione.

Dlaczego należy korzystać z firm zewnętrznych? Otóż dlatego, że na rynku istnieje wiele firm, które zajmują się doradztwem dla urzędów w zakresie informatyki i jej rozwiązań dla urzędów. Pracownicy takich firm to informatycy, których specjalnością jest analiza systemów informatycznych, ich projektowanie i wdrażanie. Jest to ich fach.  Informatyk w urzędzie nigdy nie zdobędzie takiego doświadczenia jakie oni posiadają. Poza tym są oni na bieżąco z aktualną oferta rynkową w Polsce, w zakresie rozwiązań informatycznych i potrafią zaproponować rozwiązanie na każdą kieszeń wg. stawianych wymagań. Ponadto potrafią na podstawie analizy infrastruktury informatycznej pomóc sprecyzować wymagania. Krótko mówiąc poprowadzą za rączkę w tej materii.

Informatyk w urzędzie we współpracy z firmą analityczną jest koordynatorem tematu. On najlepiej wie gdzie co jest w urzędzie i do czego. Jest najcenniejszym źródłem informacji dla pracowników firmy analitycznej. Oczywiście jego wiedza jest wykorzystywana głównie w zakresie technicznym. Wiedza w zakresie merytorycznym informatyki nie zawsze jest w gestii informatyka. Wtedy niezbędna jest także wiedza osób zarządzających w urzędzie, którzy wiedzą jakie cele spełnia określona część infrastruktury informatycznej w urzędzie.

I to by było na tyle w tym temacie. Podsumowując należy powiedzieć, iż rola informatyka w zakresie analizy dostępnych rozwiązań na rynku  informatycznym zaczyna się przenosić na podmioty zewnętrzne. Jego zadaniem jest tylko dobór odpowiednich rozwiązań i ich akceptacja techniczna. Pod uwagę należy także brać za każdym razem koszty jakie generować będzie modernizacja infrastruktury informatycznej w urzędzie.

W kolejnym artykule z tego cyklu o urzędnikach :)

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 1

Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 2
Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 4
Jaka powinna być elektroniczna administracja w powiecie żuromińskim - cz. 5