Czym jest elektroniczny system obieg dokumentów (ESOD)? Jest to złożony program komputerowy współpracujący ze sprzętowym komponentem jakim jest serwer. Te dwa elementy razem składają się na ESOD. System ten ma już swoją dosyć długą historię rozwoju na świecie. Wraz z rozwojem informatyki w administracji (wliczając w to administrację publiczną jak i sektora prywatnego) wynikła potrzeba stworzenia systemu komputerowego, który by ułatwił i uporządkował obieg informacji w administracji. Potrzeba ta podyktowana była ponadto coraz większym napływem coraz większej ilości informacji do komórek administracyjnych. Stało się niezbędne opracowania takiego systemu, który wprowadziłby sformalizowane schematy zarządzania informacją poprzez system informatyczny. Odpowiedzą był właśnie ESOD. System ten docelowo ma umożliwić zarządzanie w pełni elektroniczną informacją nie mającą swojego odpowiednika prawnego w postaci papierowej. Rozwój społeczeństwa informacyjnego na pewno do tego doprowadzi. W takiej sytuacji zbędne będzie używanie papieru nawet do bardzo ważnych i oficjalnych dokumentów, ponieważ będzie bardziej pracochłonne niż zastosowanie dokumentu elektronicznego.
Duże urzędy administracji publicznej w Polsce już dawno wprowadziły ESOD w swoich jednostkach. Średnie powoli je wdrażają, natomiast małe urzędy czeka to nieuchronnie w przyszłości. ESOD w czasach dużego natłoku informacji i elektronizacji dokumentów stanie się niezbędnym elementem funkcjonowania każdego urzędu administracji publicznej.
Co tak naprawdę ESOD oferuje bezpośrednio pracownikom administracji, a pośrednio petentom korzystającym z usług i załatwiającym sprawy w urzędach? Otóż zbiór korzyści jest bardzo szeroki. Przede wszystkim system ten służy do porządkowania informacji. Każda organizacja posiadająca administrację jest tworem, który zajmuje się przetwarzaniem informacji. Można tutaj wyróżnić łańcuch przepływu informacji. Informacja wpływa do urzędu, gdzie następnie w zależności od podjętej decyzji przez upoważnione osoby może być przekazana w niezmienionej postaci dalej, przetworzona i przekazana, bądź włączona w istniejące zbiory informacji w niezmienionej postaci. Urząd ma zasadniczo do czynienia z różnymi kanałami napływ informacji np. poczta tradycyjna, poczta elektroniczna, fax, telefon, komunikator internetowy czy program do komunikacji głosowej przez Internet. Zasadniczo musi być on wyposażony w odpowiednie urządzenia do odbierania informacji z kanałów przez które one płyną. Informacje te są następnie rejestrowane wg. określonego schematu, który ułatwia późniejsze przeszukiwanie informacji oraz tworzenie raportów na bazie istniejących zapisów o wszelkich informacjach jakie wpłynęły i wypłynęły z urzędu. Informacje, które zostały zarejestrowane, są przekazywane, w zależności od działania decydentów przepływu informacji, kierowane do przetworzenia, przekazania bądź włączenia w istniejące zbiory.
ESOD umożliwia kategoryzowanie wielopoziomowe informacji, jej porządkowanie, przeszukiwanie i archiwizowanie.
Podstawą dobrego działania ESOD jest dokładny opis wszelkich dokumentów jakie są przekazywane do systemu. Dlatego też w przypadku dokumentów papierowych należy dokładnie je opisać podczas rejestracji oraz dodatkowo załączyć obraz cyfrowy dokumentu, który będzie dostępny dla uprawnionych użytkowników systemu w formie cyfrowej z możliwością wydruku. W przypadku dokumentów elektronicznych, ESOD posiadają możliwość wczytania informacji z takiego dokumentu bezpośrednio do systemu, co oszczędza czas na ich „ręczne” opisywanie. Systemy ESOD posiadają w zależności od producenta systemu różnorakie moduły, odpowiedzialne wykonywanie pewnych grup zadań w urzędzie. ESOD jest tak naprawdę odzwierciedleniem tradycyjnej pracy urzędu, który działa wg. instrukcji kancelaryjnej oraz kodeksu postępowania administracyjnego, dlatego też systemy takie muszą być zaprojektowane w myśl przepisów prawnych obowiązujących w urzędach. Największa zaletą ESOD jest możliwość szybkiego dotarcia do wszelkich informacji w nim zgromadzonych oraz możliwość ich analizy, co nierzadko przydaje się do podejmowania cennych w skutki decyzji.
Wszelkie informacje są w ESOD magazynowane w formie elektronicznej w specjalnej bazie centralnej, która jest utrzymywana przez komponent sprzętowy – serwer ESOD. Centralizacja zapewnia wszystkim szybki dostęp do informacji, do której mają uprawnienia.
Przetwarzanie informacji w urzędzie nie byłoby możliwe bez pracowników, dlatego też muszą mieć oni dostęp do ESOD, aby móc włączać informacje nad którymi pracują do obiegu informacji w urzędzie oraz do przepływu informacji na zewnątrz urzędu. Producenci oferują w zasadzie dwa rodzaje dostępu do ESOD przez pracowników, a w zasadzie użytkowników systemu. Pierwszy polega na dostępie przez specjalny program zwany klientem, który jest umieszczany w komputerze każdego użytkownika systemu. Drugim sposobem jest dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową. Jest to wygodny sposób ze względu na jedną zasadnicza cechę, jaką jest dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie. Umożliwia to pracę na odległość w systemie, co jest nierzadko niezbędne jeśli pracownik jest poza miejscem pracy.
Jak wynika z różnorakich badań, mimo początkowych niechęci pracowników przed wprowadzeniem ESOD, z czasem przekonują się oni do pracy w systemie i po dłuższym czasie nie wyobrażają sobie oni pracy bez systemu. Dzieję się tak ponieważ zaczynają oni dostrzegać realne korzyści dla ich pracy dzięki zastosowaniu systemu.
ESOD ma przed sobą jeszcze długą historię rozwoju (który przyniesie jeszcze więcej korzyści), dlatego też już teraz powinni włączyć się w jego użytkowanie wszyscy ci, którzy tego do tej pory nie zrobili tego w administracji publicznej.
Przykład:
Petent składa papierowy wniosek w sprawie pozwolenia na budowę w urzędzie. Na życzenie może dostać potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez urząd. Wniosek zostaje zarejestrowany w systemie wg. określonego wzoru przyjęcia dokumentu. Następnie zostaje przekształcony do postaci elektronicznej za pomocą skanera komputerowego i dołączony jako załącznik do uprzednio wprowadzonych informacji (nadawca, data wpływu, rodzaj wniosku itp.). Po tej operacji jest on kierowany do odpowiedniej komórki odpowiedzialnej za jego rozpatrzenie. Tam zostaje przygotowana decyzja w sprawie wyrażenia zgody bądź jej odmowy w sprawie złożonego wniosku. Tak przygotowane pismo jest kierowane do wysyłki (po uprzednim podpisaniu go przez upoważnioną osobę) do petenta. Pismo, które powstało w odpowiedzi jest także rejestrowane w ESOD. Dodatkowo wprowadzane są informację o procesie (sprawie) w trakcie którego, powstawała odpowiedź, jak np. stan realizacji sprawy, rodzaj decyzji (odmowna, pozytywna), czy data zakończenia sprawy. W późniejszym okresie możliwe jest za pomocą ESOD szybkie wyszukanie danej sprawy wg. jednego z kryteriów jak data, nadawca czy rodzaj sprawy, bądź wszystkich kryteriów naraz, jeśli jedno kryterium powoduje w odpowiedzi wyszukania zbyt duży zakres zwróconych informacji
0 komentarze:
Prześlij komentarz