Podpis elektroniczny, a dokument elektroniczny

Od momentu wejścia w życie przepisów ustawy o podpisie elektronicznym, czyli z dniem 18 czerwca 2002r. mamy w Polsce możliwość podpisywania dokumentów elektronicznie. Jednakże wiele obywateli nie zdaje sobie sprawy, iż tak podpisany dokument nie jest dokumentem elektronicznym w świetle prawa. Jest on oczywiście dokumentem elektronicznym w ścisłym tego słowa znaczeniu, jednakże prawo polskie w niedługim czasie określi warunki jakie musi spełniać taki dokument, aby móc być uznanym za dokument elektroniczny, tożsamym prawnie z dokumentem papierowym. Żyjemy w świecie zdominowany przez informatykę, więc musimy zdawać sobie sprawę z tego czym jest podpis elektroniczny, a czym dokument elektroniczny.

Te dwa pojęcia, są zupełnie różne, jednakże mają ze sobą cześć wspólną, jaką jest zastosowanie w nich rozwiązań informatycznych. Należy zacząć jednak od podstaw i wyjaśnić czym jest ogólnie dokument elektroniczny. Otóż każdy dokument, który istnieje w formie elektronicznej jest dokumentem elektronicznym, ponieważ istnieje on już formie abstrakcyjnej, a nie papierowej. Istnienie w formie elektronicznej powstaje w wyniku utworzenia dokumentu w formie elektronicznej (np. utworzenie dokumentu w edytorze tekstu), bądź przetworzenia dokumentu papierowego do postaci elektronicznej (np. poprzez jego zeskanowanie do komputera). Tak istniejący dokument może być określony jako dokument elektroniczny. Może on być w takie formie przeniesiony za pomocą np. poczty e-mail, nośnika danych (płyta CD, pamięć flash - popularny pendrive, dyskietka itd.) do innego miejsca. Dzięki temu dokument może być przekazywany między lokalizacjami niosąc ze sobą określone informacje.

Informatyka odegrała tu kluczowe znaczenie. Dzięki rozwiązaniom informatycznym mamy możliwość tworzenia dokumentów elektronicznym bądź przetwarzania dokumentów papierowych na wersję elektroniczną. Pozostaje jednak kwestia prawdziwości źródła wytwarzającego dokument. Skoro dokument elektroniczny może być tak łatwo utworzony lub przetworzony i może dokonać tego każdy, kto dysponuje odpowiednim dostępem do urządzeń informatycznych, to dokument taki może być bardzo łatwo sfałszowany. Wyobraźmy sobie sytuację kiedy, ktoś tworzy dokument elektroniczny i jako nadawcę podaje zupełnie kogoś innego niż on sam oraz dodatkowo zawiera w dokumencie nieprawdziwe informacje. Odbiorca informacji zostanie w tym przypadku wprowadzony w błąd, ponieważ nie dość że będzie przekonany , iż informacja wpłynęła od kogoś innego niż faktyczny nadawca, to dodatkowo będzie miał fałszywe przekonanie, iż informacja przenoszona w dokumencie elektronicznym jest prawdziwa. W praktyce oznaczałoby to niepożądane skutki. Ktoś mógłby na podstawie fałszywej informacji podjąć nieodpowiednią decyzję lub wyciągnąć błędne wnioski z informacji. Rozwiązaniem kwestii tożsamości nadawcy, a co za tym idzie prawdziwości źródła informacji, jest zastosowanie podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny jest elektronicznym znakiem dołączanym do dokumentu elektronicznego, który określa tożsamość nadawcy, która może zostać sprawdzona przez odbiorcę dokumentu elektronicznego. Ponadto mechanizm podpisywania dokumentu elektronicznego zabezpiecza całość dokumentu na wypadek ingerencji w jego treść przez osoby trzecie, w takim zakresie, iż każda taka zmiana sprawia, iż odbiorca jest w stanie sprawdzić czy dokument został zmieniony przez nieuprawnione osoby. Proces podpisu elektronicznego polega na użyciu pary tzw. kluczy elektronicznych. Są to klucze kryptograficzne, czyli umożliwiające szyfrowanie danych. Jednym z kluczy jest klucz prywatny, natomiast drugim z kluczy jest klucz publiczny. Klucz prywatny, jest kluczem przypisanym do osoby fizycznej. W Polsce są obecnie 3 uprawnione centra certyfikacyjne (UNIZETO CERTUM – Powszechne Centrum Certyfikacji, Krajowa Izba Rozliczeniowa oraz Sigillum - Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych), które świadczą usługę polegającą na wydawaniu pary kluczy używanych do podpisu elektronicznego. Centra te gwarantują prawdziwość informacji zawartych w certyfikacie, który jest związany z parą klucz i który określa tożsamość osoby fizycznej w świetle prawa.

Klucz prywatny jest zapisywany na specjalnej karcie plastykowej podobnej do karty bankomatowej, zwanej kartą chipową, która umieszczana jest - w momencie podpisu dokumentu elektronicznego - w specjalnym czytniku podłączonym do komputera. Oprogramowanie dołączane do czytnika wykonuje operację podpisywania dokumentu. Dokument elektroniczny po takiej operacji jest nazywany dokumentem podpisanym elektronicznie lub dokumentem z podpisem elektronicznym. Dokument w takie formie po otrzymaniu go przez odbiorcę, może zostać zweryfikowany pod względem tożsamości nadawcy poprzez centrum certyfikacyjne. Niezbędne jest podłączenie do sieci Internet, bowiem cała operacja odbywa się właśnie poprzez tą sieć. W wyniku operacji sprawdzania tożsamości możliwa jest także weryfikacja, czy dokument nie został zmieniony przez osoby nieuprawnione.

Podpis elektroniczny jest więc gwarantem tożsamości nadawcy i integralności informacji w nim zawartych. Sama możliwość techniczna i uregulowanie prawne związane z podpisem nie powodują jeszcze, iż podpis elektroniczny będzie powszechny w Polsce. Barierą jest koszt takiego rozwiązania. Obecnie cena kompletu do składania podpisu elektronicznego waha sie w okolicach 400-500zł. W cenie zawarte są: czytnik karty chipowej, karta chipowa oraz świadczenie usługi certyfikatu przez centrum certyfikacyjne na okres 2 lat (certyfikat trzeba odnawiać co rok lub 2 lata, koszt obecnie około 100-150zł). W przypadku firm nie jest to może duża bariera, jednakże dla osób prywatnych czy instytucji publicznych (gdzie pracuje dużo osób składających podpisy) może to byc swego rodzaju bariera uniemożliwiającą powszechne wykorzystanie podpisu elektronicznego w Polsce.

Rozwiązaniem okazuje się obniżka cen. Jednakże w kapitalizmie nie stanie się to samoistnie. Musi nastąpić ruch, spowodowany bodźcem. Takim ruchem mającym rozpowszechnić podpis elektroniczny, jest wprowadzenie powszechności podpisu w administracji publicznej, spowodowanego bodźcem prawnym, jakim jest obowiązek zastosowania podpisu przez urzędy administracji publicznej z dniem 1 maja 2008 roku w wyniku wejścia w życie paragrafu ustawy o podpisie elektronicznym. Zastosowanie podpisu przez administrację, pobudzi popyt co przełoży sie na obniżenie cen i w konsekwencji przystępną cenowo ofertę dla osób prywatnych. Czy tak się stanie czas pokaże. Jeśli tak to podpis elektroniczny w Polsce czeka "różowa" przyszłość.

Sprawa regulacji podpisu elektronicznego nie rozwiązuje sprawy związanej z prawnym spojrzeniem na aspekt dokumentu elektronicznego. Rozważmy następującą sytuację w świetle obecnego prawa. Urząd w drugiej połowi roku 2008r. będzie umożliwiał przyjmowanie dokumentów elektronicznych podpisanych za pomocą podpisu elektronicznego i w takiej formie musi też wystosować odpowiedź - w formie elektronicznej. Wobec tego petent może przesłać do urzędu podpisany elektronicznie zarówno dokument w formacie MS Word jak i dokument z rozszerzeniem PDF czy zeskanowany dokument napisany odręcznie. Wszystkie powyższe formy są bowiem uznawane za dokument elektroniczny z technicznego punktu widzenia. Dla urzędu nie jest to problem,jednakże w okresie burzliwego rozwoju informatyki może to prowadzić do pewnej niedogodności. Dopuszczalność form dokumentu elektronicznego przez urzędy powoduje, iż system informatyczne, wykorzystywane w urzędach musiałyby posiadać zdolność automatycznego wprowadzania informacji z dokumentów elektronicznych do elektronicznego obiegu dokumentów funkcjonującego w urzędzie. Tak jednak do końca nie jest. Wobec tego są dwa wyjścia z tej sytuacji. Pierwsze to zapewnienie możliwości obsługi dowolnych formatów przez urzędy. Drugi to wprowadzenie standardu, który określałby jak dokument elektroniczny powinien być zbudowany. Pierwsze wyjście okazuje się nierealne, ponieważ formatów cały czas przybywa, a wymiana informacji między nimi jet czasochłonna i pracochłonna. Pozostaje więc drugie rozwiązanie.

Określenie uniwersalnego formatu łączącego jednocześnie dostępne formaty nie jest zadaniem łatwym. Mimo tego udało się obecnie wypracować na szczeblu rządowym nieoficjalną specyfikację, która połączyła te dwie cechy. Podstawą jest język XML, służący do opisywania danych zawieranych w dokumencie elektronicznym. Jedno z pół dokumentu umożliwia dołączenie dokumentu w dowolnym formacie, które określa wszystko w nim zwarte jako treść dokumentu. Inne pola określają dane zawarte w blokach dokumentu takie jak nadawca, odbiorca, data, nagłówek, treść główna itd. Ma to za zadanie ustrukturyzować treść dokumentu i umożliwić jego niezależność od platform, która będzie odpowiedzialna za jego przetwarzanie.Takie podejście pozwoli petentom na przesyłanie dokumentów w rożnych formatach, jednakże z odpowiednimi wypełnionymi polami w pliku XML oraz zapewni systemom informatycznym w urzędach ich zautomatyzowane przetwarzanie.

Jak można wywnioskować z powyższej treści, państwo ma duży udział w rozpowszechnianiu podpisu elektronicznego i określaniu standardów wymiany dokumentów elektronicznych. Dzięki temu społeczeństwo informacyjne rozwija się w Polsce z oporami, ale w odpowiednim kierunku.

Rozwój społeczeństwa informacyjnego w Polsce

Żyjemy w powoli kształtującym sie w naszym kraju społeczeństwie informacyjnym (SI). Jesteśmy daleko w tyle na tym tle w stosunku do krajów Unii Europejskiej z grupy tzw. "starej piętnastki" czyli krajów najdłużej należących do Unii, a które to dzięki wzajemnej współpracy są najbardziej rozwinięte spośród krajów Europy. Na pewno można wyróżnić co najmniej dwie zasadnicze bariery, które spowalniają rozwój SI nie tylko w Polsce.

Pierwsza bariera dotyczy nieświadomości ludzi w zakresie dostępu do informacji i wynikających z tego możliwości. Dotyczy to głównie ludzi żyjących w małych skupiskach osadniczych, gdzie brak jest powszechnego i taniego dostępu do sieci Internet, telefonu czy nawet sieci elektrycznej czy wody. Ponadto zazwyczaj w grupie tych osób największy odsetek stanowią ludzie starsi. Nieświadomość tej grupy ludzi wynika także z faktu, iż na ich terenie zamieszkania nie funkcjonuje społeczeństwo obywatelskie. Taki typ społeczeństwa jest świadomy swoich potrzeb i potrafi je zaspokajać poprzez realizację swoich celów.

Drugim czynnikiem, który spowalnia rozwój społeczeństwa informacyjnego jest opieszałość rządzących w kwestii stymulowania rozwoju SI. Niezbadane okazuje się to, iż mimo zakładania konkretnych terminów, zakładania osiągania określonych wskaźników, świadomości potrzeby istnienia rozwiniętego SI dla rozwoju kraju - władza centralna nie wywiązują się z tego w co sama wierzą i co sama zakłada. Owszem rozwiązania prawne idą w dobrym kierunku, jednakże gorzej jest już z wprowadzaniem ich w życie. Problemem jest na pewno brak jednomyślności np. miedzy resortami rządowymi w działaniach ukierunkowanych na rozwój społeczeństwa informacyjnego w naszym kraju. Patrząc na kraje Unii Europejskiej, gdzie już dawno zdano sobie sprawę, jak ważny jest rozwój tego społeczeństwa dla mieszkańców krajów UE, powinno to spowodować mocny bodziec do podobnych zmian u nas, tym bardziej, ze korzyści wynikające z rozwoju widać gołym okiem.

Działania jakie powinny zostać podjęte w celu rozwoju SI to: podniesienie świadomości ludzi nt. możliwości dostępu do sieci Internet a w następnej kolejności w zakresie możliwości wykorzystania technik informacyjnych i komunikacyjnych w celu realizacji własnych potrzeb życiowych. SI będzie się szybko rozwijać jeśli obejmie swoim zasięgiem cały kraj. Wtedy jego rozwój będzie zrównoważony. Obecnie nie jest on zrównoważony, ponieważ pomija sie w tymże rozwoju pewne grupy ludzi lub obszary na których one zamieszkują. Ludzi, którzy zamieszkują na terenach z powszechnym dostępem do Internetu rzadko kiedy interesuje fakt, iż dużo ich rodaków pozbawiona jest możliwości dostępu do tej sieci, co wyklucza ich w rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Do grupy tej nierzadko należą przedstawiciele władz samorządowych. Podniesienie świadomości ludzi wykluczonych, spowoduje iż zaczną oni angażować sie w działania zmierzające do wyłączenia ich z grupy wykluczonych.

Dostęp do sieci Internet jest obecnie możliwy przy wykorzystaniu rożnych technologii. Żyjemy w czasach kapitalizmu, tak więc każde przedsięwzięcie wiąże się zaangażowaniem kapitału. Z uwagi na fakt, iż dostęp do Internetu jest realizowany i oferowany przez firmy z branży telekomunikacyjnej, czasami prowadzi to do pewnych barier koszowych nie do przebrnięcia. Firmy telekomunikacyjne w Polsce są operatorami infrastruktury dostępu do sieci, która jest częścią światowej sieci Internet. Nie należy się dziwić, iż firmy te budują tę infrastrukturę tylko tam gdzie im się to opłaca. Nie można liczyć iż firm, które są nastawione na zysk będą inwestować na terenach, gdzie nie przyniesie im to zysków, a wręcz straty. Takie podejście rynkowe skazuje jednak ludzi - na terenach nie objętych inwestycjami w infrastrukturę telekomunikacyjną - na tzw. wykluczenie cyfrowe. Ludzi, którzy wiedzą o takim podejściu firm, są skazani na wykluczenie nie tylko przez wzgląd na to iż, są świadomi strategii firm telekomunikacyjnych, ale także przez to, że zakładają, iż dostęp do sieci Internet, może być zapewniony tylko dzięki kapitałowi własnemu firm telekomunikacyjnych. Tak jednak nie jest. Musimy sobie zdawać sprawę, iż oprócz kapitału przedsiębiorstw, istnieje także finansowanie pochodzące ze źródeł publicznych (centralne i lokalne) oraz finansowanie pomocowe Unii Europejskiej. Firmy telekomunikacyjne są otwarte na współpracę i kiedy tylko da im się możliwość dokapitalizowania przedsięwzięcia, które obniży ich koszty własne są bardzo chętne do inwestowania, przy zaangażowani własnego personelu i wiedzy technicznej, którą posiadają.

Kuczem do rozwiązania problemu wykluczenia cyfrowego okazuje sie tu pozyskanie kapitału spoza źródeł prywatnych. Obecnie mamy do czynienia z nowym okresem programowania w Unii Europejskiej, który obejmuje lata 2007-2013. W okresie tym, na rozwój społeczeństwa informacyjnego, które ma zatrzeć ślady nierównomiernego rozwoju naszego kraju, są przeznaczone bardzo duże kwoty. Pytaniem zasadniczym jest, kto może starać się o dofinansowanie z tego źródła. Otóż władze Unii Europejskiej wyszły z założenia, że najlepiej potrzeby społeczeństwa znają samorządy z racji tego iż są, jako władza lokalna najbliżej ludzi. Z tego względu, każda jednostka samorządu terytorialnego jest w pierwszej kolejności poza innymi organizacjami uprawiona do pozyskania środków na rozwój SI na jej terenie. Dlatego ludzie mszą być świadomi fakt,u iż dostęp do sieci Internet tak naprawdę ma zapewnić im - w przypadku nie ekonomicznego przedsięwzięcia inwestycyjnego ze strony zaangażowania kapitału prywatnego firm telekomunikacyjnych - samorząd lokalny (może to być gmina, powiat lub województwo). Ze strony samorządu jest wymagane zaangażowanie kapitału w wysokości 15 procent (lub nieznacznie więcej, gdyż wysokość dofinansowania sięga 85%) wartości inwestycji w infrastrukturę telekomunikacyjną. Oczywiście inwestycja taka w myśl zrównoważonego rozwoju nie może zmniejszać konkurencyjności firm telekomunikacyjnych działających na terenie gdzie ma być ona realizowana.

Widać ewidentnie, iż dzięki takiemu przedstawieniu źródeł finansowania, ludzie będący w grupie wykluczenia cyfrowego i mający świadomość nt. tych źródeł, powinni swoje kroki w kierunku umożliwienia im dostępu do sieci Internet, kierować w stronę samorządów, w przypadku kiedy operatorzy telekomunikacyjni odmawiają inwestowania w dostęp do sieci, ze względów ekonomicznych.

System elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie administracji publicznej

Czym jest elektroniczny system obieg dokumentów (ESOD)? Jest to złożony program komputerowy współpracujący ze sprzętowym komponentem jakim jest serwer. Te dwa elementy razem składają się na ESOD. System ten ma już swoją dosyć długą historię rozwoju na świecie. Wraz z rozwojem informatyki w administracji (wliczając w to administrację publiczną jak i sektora prywatnego) wynikła potrzeba stworzenia systemu komputerowego, który by ułatwił i uporządkował obieg informacji w administracji. Potrzeba ta podyktowana była ponadto coraz większym napływem coraz większej ilości informacji do komórek administracyjnych. Stało się niezbędne opracowania takiego systemu, który wprowadziłby sformalizowane schematy zarządzania informacją poprzez system informatyczny. Odpowiedzą był właśnie ESOD. System ten docelowo ma umożliwić zarządzanie w pełni elektroniczną informacją nie mającą swojego odpowiednika prawnego w postaci papierowej. Rozwój społeczeństwa informacyjnego na pewno do tego doprowadzi. W takiej sytuacji zbędne będzie używanie papieru nawet do bardzo ważnych i oficjalnych dokumentów, ponieważ będzie bardziej pracochłonne niż zastosowanie dokumentu elektronicznego.

Duże urzędy administracji publicznej w Polsce już dawno wprowadziły ESOD w swoich jednostkach. Średnie powoli je wdrażają, natomiast małe urzędy czeka to nieuchronnie w przyszłości. ESOD w czasach dużego natłoku informacji i elektronizacji dokumentów stanie się niezbędnym elementem funkcjonowania każdego urzędu administracji publicznej.

Co tak naprawdę ESOD oferuje bezpośrednio pracownikom administracji, a pośrednio petentom korzystającym z usług i załatwiającym sprawy w urzędach? Otóż zbiór korzyści jest bardzo szeroki. Przede wszystkim system ten służy do porządkowania informacji. Każda organizacja posiadająca administrację jest tworem, który zajmuje się przetwarzaniem informacji. Można tutaj wyróżnić łańcuch przepływu informacji. Informacja wpływa do urzędu, gdzie następnie w zależności od podjętej decyzji przez upoważnione osoby może być przekazana w niezmienionej postaci dalej, przetworzona i przekazana, bądź włączona w istniejące zbiory informacji w niezmienionej postaci. Urząd ma zasadniczo do czynienia z różnymi kanałami napływ informacji np. poczta tradycyjna, poczta elektroniczna, fax, telefon, komunikator internetowy czy program do komunikacji głosowej przez Internet. Zasadniczo musi być on wyposażony w odpowiednie urządzenia do odbierania informacji z kanałów przez które one płyną. Informacje te są następnie rejestrowane wg. określonego schematu, który ułatwia późniejsze przeszukiwanie informacji oraz tworzenie raportów na bazie istniejących zapisów o wszelkich informacjach jakie wpłynęły i wypłynęły z urzędu. Informacje, które zostały zarejestrowane, są przekazywane, w zależności od działania decydentów przepływu informacji, kierowane do przetworzenia, przekazania bądź włączenia w istniejące zbiory.

ESOD umożliwia kategoryzowanie wielopoziomowe informacji, jej porządkowanie, przeszukiwanie i archiwizowanie.

Podstawą dobrego działania ESOD jest dokładny opis wszelkich dokumentów jakie są przekazywane do systemu. Dlatego też w przypadku dokumentów papierowych należy dokładnie je opisać podczas rejestracji oraz dodatkowo załączyć obraz cyfrowy dokumentu, który będzie dostępny dla uprawnionych użytkowników systemu w formie cyfrowej z możliwością wydruku. W przypadku dokumentów elektronicznych, ESOD posiadają możliwość wczytania informacji z takiego dokumentu bezpośrednio do systemu, co oszczędza czas na ich „ręczne” opisywanie. Systemy ESOD posiadają w zależności od producenta systemu różnorakie moduły, odpowiedzialne wykonywanie pewnych grup zadań w urzędzie. ESOD jest tak naprawdę odzwierciedleniem tradycyjnej pracy urzędu, który działa wg. instrukcji kancelaryjnej oraz kodeksu postępowania administracyjnego, dlatego też systemy takie muszą być zaprojektowane w myśl przepisów prawnych obowiązujących w urzędach. Największa zaletą ESOD jest możliwość szybkiego dotarcia do wszelkich informacji w nim zgromadzonych oraz możliwość ich analizy, co nierzadko przydaje się do podejmowania cennych w skutki decyzji.

Wszelkie informacje są w ESOD magazynowane w formie elektronicznej w specjalnej bazie centralnej, która jest utrzymywana przez komponent sprzętowy – serwer ESOD. Centralizacja zapewnia wszystkim szybki dostęp do informacji, do której mają uprawnienia.

Przetwarzanie informacji w urzędzie nie byłoby możliwe bez pracowników, dlatego też muszą mieć oni dostęp do ESOD, aby móc włączać informacje nad którymi pracują do obiegu informacji w urzędzie oraz do przepływu informacji na zewnątrz urzędu. Producenci oferują w zasadzie dwa rodzaje dostępu do ESOD przez pracowników, a w zasadzie użytkowników systemu. Pierwszy polega na dostępie przez specjalny program zwany klientem, który jest umieszczany w komputerze każdego użytkownika systemu. Drugim sposobem jest dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową. Jest to wygodny sposób ze względu na jedną zasadnicza cechę, jaką jest dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie. Umożliwia to pracę na odległość w systemie, co jest nierzadko niezbędne jeśli pracownik jest poza miejscem pracy.

Jak wynika z różnorakich badań, mimo początkowych niechęci pracowników przed wprowadzeniem ESOD, z czasem przekonują się oni do pracy w systemie i po dłuższym czasie nie wyobrażają sobie oni pracy bez systemu. Dzieję się tak ponieważ zaczynają oni dostrzegać realne korzyści dla ich pracy dzięki zastosowaniu systemu.

ESOD ma przed sobą jeszcze długą historię rozwoju (który przyniesie jeszcze więcej korzyści), dlatego też już teraz powinni włączyć się w jego użytkowanie wszyscy ci, którzy tego do tej pory nie zrobili tego w administracji publicznej.

Przykład:

Petent składa papierowy wniosek w sprawie pozwolenia na budowę w urzędzie. Na życzenie może dostać potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez urząd. Wniosek zostaje zarejestrowany w systemie wg. określonego wzoru przyjęcia dokumentu. Następnie zostaje przekształcony do postaci elektronicznej za pomocą skanera komputerowego i dołączony jako załącznik do uprzednio wprowadzonych informacji (nadawca, data wpływu, rodzaj wniosku itp.). Po tej operacji jest on kierowany do odpowiedniej komórki odpowiedzialnej za jego rozpatrzenie. Tam zostaje przygotowana decyzja w sprawie wyrażenia zgody bądź jej odmowy w sprawie złożonego wniosku. Tak przygotowane pismo jest kierowane do wysyłki (po uprzednim podpisaniu go przez upoważnioną osobę) do petenta. Pismo, które powstało w odpowiedzi jest także rejestrowane w ESOD. Dodatkowo wprowadzane są informację o procesie (sprawie) w trakcie którego, powstawała odpowiedź, jak np. stan realizacji sprawy, rodzaj decyzji (odmowna, pozytywna), czy data zakończenia sprawy. W późniejszym okresie możliwe jest za pomocą ESOD szybkie wyszukanie danej sprawy wg. jednego z kryteriów jak data, nadawca czy rodzaj sprawy, bądź wszystkich kryteriów naraz, jeśli jedno kryterium powoduje w odpowiedzi wyszukania zbyt duży zakres zwróconych informacji

Czym jest społeczeństwo informacyjne?

Społeczeństwo informacyjne to nowy typ społeczeństwa jaki zaczął kształtować się pod koniec XX wieku. Prawie każdy spotkał się z historycznym pojęciem społeczeństwa agrarnego (inaczej rolniczego, w którym dominowało rolnictwo jako wiodący sektor gospodarki) czy społeczeństwa industrialnego, inaczej przemysłowego (dominacja przemysłu jako wiodącej gałęzi gospodarki). Można mówić też o pojęciu społeczeństwa postindustrialnego, w którym przemysł został "zsunięty" na dalszy plan ustępując sektorowi usług jako wiodącemu w ekonomii światowej. W społeczeństwo postindustrialne wpisuje się określenie społeczeństwa informacyjnego. Jest to kolejny szczebel ewolucji społeczeństwa wpisującego się w ramy społeczeństwa postindustrialnego. Istotną zmianą ewolucyjną wyróżniająca ten typ społeczeństwa jest zastosowanie narzędzi informatycznych do rozwoju i oferowania usług dla odbiorców tych usług. Za społeczeństwo informacyjne można już uznać takie społeczeństwo, w którym co najmniej 50% plus 1 osoba danej społeczności jest zatrudniona w sektorze usług z wykorzystaniem technologii informatycznych, które określa sie mianem technologii komunikacyjnych i informacyjnych (ICT - Information and Communication Technologies).

Nie jesteśmy w stanie uciec od wpływu społeczeństwa informacyjnego. Można uciekać od bycia jednostką uczestniczącą w tym rodzaju społeczności, ale prędzej czy później będziemy skazani na bycie jego członkiem. Nastąpi to dzięki asymilacji jednostki przez społeczeństwo informacyjne, którego rozszerzanie się w pewnym momencie spowoduje, iż jednostka w pewnym momencie nie będzie mogła funkcjonować w społeczeństwie w sposób, który był normą w okresie przed nastaniem ery społeczeństwa informacyjnego.

Mówiąc o społeczeństwie informacyjnym należy opisać czym właściwie ono się charakteryzuje.

Przede wszystkim jest to społeczeństwo, w którym jest wysoko rozwinięty sektor usług. Dotyczy to usług zarówno o charakterze publicznym jak i komercyjnym. Istotną rolę odgrywają tu usługi wysoko rozwinięte jak sektory usług: telekomunikacja, bankowość, finanse, informatyka, farmaceutyka, zarządzanie. Nierzadko w sektorze usług pracuje w przypadku takich społeczeństw ponad 3/4 populacji danej społeczności.

Drugim ważnym wyróżnikiem opisującym społeczeństwo informacyjne jest ścisła integracja z informacją przez to społeczeństwo. Przejawia sie to poprzez wykorzystanie narzędzi informatycznych do magazynowania, przekształcania, tworzenia informacji oraz do komunikacji między członkami społeczeństwa.

Kolejnym ważnym wyróżnikiem tego rodzaju społeczeństwa jest wysoki poziom wykształconych jednostek wśród jego członków oraz wysoki wskaźnik osób uczących się w stosunku do całej liczebności populacji.

Ewolucja społeczeństwa do tego typu społeczności nie byłaby możliwa bez rozwoju informatyki i jej silnemu wpływowi na wszelkie aspekty życia ludzi i organizacji. Społeczeństwo to nadal ewoluuje i w przyszłości na pewno będzie zalążkiem do rozwoju kolejnego ogniwa ewolucyjnego społeczeństw. Stanie się to zapewne dzięki jednemu czynnikowi, który pojawi się na etapie rozwoju cywilizacji na świecie.

Każdy etap w ewolucji ma swój kres. Opisując społeczeństwo informacyjne w początkach XXI wieku, należy stwierdzić iż nie osiągnęło ono swojego stanu krytycznego, mimo iż pierwsze wzmianki o jego powstawaniu datowane są na początek drugiej połowy XX wieku. Naturalny bieg rozwojowy tego typu społeczeństwa jest stymulowany przez kraje i organizacje ponadnarodowe, by zapewnić rozwój cywilizacyjny i wyższy poziom jakości życia dla ludzi. Dzieje się tak ponieważ korzyści płynące z zastosowania informatyki we wszelkich aspektach życia ludzi powoduje powstanie efektu synergii w danej społeczności. Oznacza to, iż stopień korzyści płynących z funkcjonowania społeczeństwa informacyjnego jest dużo dużo większy niż środki zaangażowane w jego rozwój.

Powoli wszyscy zaczynają zdawać sobie sprawę z faktu iż zostaną wchłonięci z pożytkiem dla nich w wir rozwoju społeczeństwa informacyjnego, co powoduje iż starają sie oni dopomóc sobie w sposób ponad naturalny w osiąganiu takiego poziomu rozwoju jednostki, która będzie motorem napędowym w dalszym rozwoju tegoż społeczeństwa.

Osoby, które można uznać za w pełni "przynależnych" do społeczeństwa informacyjnego wyróżnia pewien zbiór umiejętności, do których oprócz ogólnej obsługi komputera zaliczyć można:

• biegła znajomość obsługi Internetu (m.in. wyszukiwanie informacji, korzystanie z usług oferowanych w sieci Internet)
• dobra znajomość obsługi edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego i programu dotworzenia prezentacji
• umiejętność wysyłki i odbioru poczty e-mail

Pierwsza umiejętność jest bardzo szeroka w swym zakresie, ponieważ umiejętność korzystania z usług jest bardzo zróżnicowana. Jak wynika z właściwości społeczeństwa informacyjnego, usługi to sektor, który napędza gospodarkę, tak więc są one bardzo zróżnicowane i liczne. Nie każdy członek tej społeczności musi znać je wszystkie. Musi jednak umieć je wyszukać i nauczyć sie z nich korzystać w krótkim czasie, jeśli okażą mu się one niezbędne do zaspokajania jego życiowych potrzeb.

Społeczeństwo informacyjne dąży naturalnie (wspomagane przez prawie przez wszystkie kraje na świecie, którym pojęcie to jest nieobce i istotne dla mieszkańców danego kraju) do osiągnięcia punktu krytycznego jakim będzie zastosowanie narzędzi informatycznych wszędzie tam gdzie okaże się to pożyteczne dla ludzi. Przekroczenie tego punktu w rozwoju cywilizacyjnym świata oznaczać będzie nastanie nowego typu społeczeństwa, stanie się to jednak na pewno już w następnym pokoleniu.

W Polsce także rozwija sie społeczeństwo informacyjne. Jesteśmy w strukturach Unii Europejskiej, dla której jednym z ważnych priorytetów jest jego rozwój. Już obecnie u progu pierwszej dekady XXI wieku, można opisać jak działa społeczeństwo informacyjne w naszym kraju.

Duży odsetek osób w naszym kraju korzysta z Internetu i usług przez niego oferowanych, administracja publiczna oferuje na razie nieliczne usługi dostępne przez Internet, jednakże ma to się zmienić w ciągu najbliższych dwóch lat za sprawą nowych uregulowań prawnych i rozwiązań dedykowanych dla administracji. Dużo ludzi pracuje z wykorzystaniem komputera. Coraz częściej wykorzystują go oni do realizacji praktycznych zadań w swoim życiu. Rośnie liczba usług i produktów dostępnych odpłatnie i nieodpłatnie przez Internet. Zwiększa się poziom wiedzy społeczeństwa z zakresu wykorzystania technik komunikacyjnych i informacyjnych w życiu prywatnym i zawodowym. Tworzone są centralne systemy i rejestry, które umożliwią dalszy rozwój usług, produktów i technologii mogących być użytymi do napędu rozwojowego społeczeństwa informacyjnego.

AJAX - rewolucyjny zbiór technologii

Czym jest właściwie AJAX (j.ang. Asynchronous JavaScript and XML) w świecie Internetu? Nie jest na pewno technologią samą w sobie, czymś co zostało wymyślone od zera. Jest to zbiór technologii, które zostały spopularyzowane jako całość dzięki dwóch czynnikom. Zacznijmy jednak od początku.

Zanim AJAX rozgościł się na dobre jak technologia budowy stron www, były one budowane "tradycyjną techniką" jaką oferowały przeglądarki internetowe. Oznacza to iż wszelkie przeglądane pojedyncze strony w Internecie musiały być pokazywane w całości. Strona główna, podstrony i dalsze podstrony były oddzielnymi plikami. Nawet jeśli przy budowie stron www zastosowanie miały języki skryptowe po stronie serwera, jak PHP, JSP, ASP, generowały one w odpowiedzi całe strony. Każdy kliknięty link powodował wczytanie od nowa strony, nawet jeśli treść na prezentowanej ko kliknięciu stronie była nieznaczna zmieniona w stosunku do strony na której klikany był link. Powodowało to dużo niedogodności jak choćby, marnowanie czasu na wczytywanie każdej strony, zapychanie łącz internetowych użytkownika powtarzającymi się danymi czy chociażby wolne działanie bogatych w treści stron. Rozwiązanie problemu kryło się w możliwości zmiany działania przeglądarek internetowych.

Przeglądarki internetowe zostały zaprojektowane zasadniczo do obsługi protokołu HTTP, który jest kanałem komunikacyjnym do przesyłania prezentowanych stron www. Z uwagi na specyfikę tego protokołu przeglądarki same w sobie nie mogły odwoływać się do części pliku i umieszczać danych z niego pobranych w dowolnej części już wcześniej prezentowanej strony. Rozwiązanie problemu kryło się w języku skryptowym JavaScript. Język ten jest językiem interpretowanym jak choćby PHP z ta różnicą, iż jest wykonywany nie przez serwer na którym umieszczone są strony, ale przez przeglądarkę internetową użytkownika, który wczytuje strony www. Język JavaScript zaszyty był w od wielu lat w przeglądarkach internetowych, jako część wspomagająca wyświetlanie stron do których załączany był kod w tym języku, jednakże dopiero jego przełomowy rozwój przyczynił się do rewolucji prezentacji treści poprzez jedną zasadniczą zmianę. Było nią pojawienie się obiektu (zbiór stałych i zmiennych danych w języku JavaScript) XMLHttpReguest, który miał możliwość wykonywania połączeń przez protokół HTTP bez konieczności angażowania tradycyjnego wczytywania strony przez przeglądarkę (stąd między innymi pojęcie asynchroniczny).
Czynnikami, które spowodowały pojawienie sie tego obiektu w języku JavaScript były: obiektowy model dokumentu - DOM oraz język metaznaczników - XML. jednym z podjęzyków XML jest XHTML czyli tradycyjna strona HTML utworzona wg. reguł XML. XHTML może być dzięki możliwościom języka JavaScript w zakresie DOM wczytana i przetworzona z rozbiciem na drobne elementy, którymi można na różne sposoby operować właśnie dzięki JavaScript i wczytywać do już prezentowanej strony bez jej całkowitego ponownego wczytania przez przeglądarkę. Te dwie technologie spowodowały właśnie pojawienie się wspomniane obiektu XMLHttpReguest w języku JavaScript. Stworzenie obiektu przypisuje się firmie Microsoft, która jako pierwsza zaszyła go w swojej modyfikacji języka JavaScript będącego częścią przeglądarki Internet Explorer. Był to pierwszy czynnik, który przyczynił się do powstania AJAX'a.

Po wprowadzeniu obiektu XMLHttpReguest przez Microsoft, śladem tej firmy podążyły inne firmy, które były producentami przeglądarek internetowych, dołączając do swoich produktów JavaScript z obiektem XMLHttpReguest. Rozpowszechnienie JavaScript z obsługą tego obiektu w przeglądarkach internetowych używanych przez większość użytkowników Internetu na świecie spowodowało iż firma Google zastosowała wywołania tego obiektu w swojej internetowej usłudze Goggle Maps. Z uwagi na fakt, iż usługa ta prezentuje dużo plików graficznych często się zmieniających (obrazy map), użycie JavaScript z obsługą obiektu XMLHttpReguest okazało się bardzo pożyteczne dla firmy. Z uwagi na innowatorski charakter usługi oraz fakt iż dzięki wywołaniom XMLHttpReguest pobierających obrazy wczytywały sie niezależnie od prezentowanej aktualnie strony, popularność tej usługi szybko rosła wśród użytkowników Internetu. Nie umknęło to uwadze osób zajmujących sie tworzeniem stron WWW. Szybko zaczęli oni stosować wywołania XMLHttpReguest projektując swoje strony. Popularyzacja usługi Google była drugim czynnikiem, który wpłynął na szybki rozwój AJAx'a.

Dalsza popularyzacja tego zbioru technologii spowodowała rozwój framework'ów (zbiorów skryptów opartych na Javascript), które przyspieszały pracę programistów przy tworzeniu stron WWW w oparciu o obiekt XMLHttpReguest. Dzięki dalszej popularyzacji AJAX'a z użyciem framework'ów strony WWW stały sie bardziej użyteczne i bogatsze w treści, nie powodując ich "przeładowania" informacją dla odwiedzających ich użytkowników. Dodatkowo możliwy stał się rozwój aplikacji tworzonych dzięki AJAX i działających poprzez przeglądarkę internetową. Sukcesywnie aplikacje działające w tej technologii wypierają tradycyjnie pisane aplikacje.

Ministerialny projekt e-PUAP

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji od dłuższego czasu a dokładnie od roku 2002 prowadzi duży projekt informatyczny bardzo ważny z punktu widzenia administracji publicznej. Projekt pod nazwą e-PUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) jest częścią większego projektu pod nazwą Wrota Polski. e-PUAP ma za zadanie zwiększyć potencjał efektywności administracji publicznej związanej ze świadczeniem usług publicznych drogą elektroniczną oraz realizacją innych zadań publicznych drogą elektroniczną w Polsce. Misją przewodnią projektu jest stworzenie urzędu elektronicznego oraz urzeczywistnienie idei elektronicznej administracji w naszym kraju.

Platforma ma być jednym z kroków w celu przełamania bariery jaką jest brak współdziałania systemów i zasobów informacyjnych polskiej administracji publicznej. Jest to jedna z większych barier w rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Celem nadrzędnym jaki przyświeca wprowadzeniu platformy jest pomoc w tworzeniu się warunków dla administracji publicznej, która zainicjuje działania zmierzające do otwarcia się jej systemów informatycznych na potrzeby społeczeństwa informacyjnego. Wszystkie urzędy administracji publicznej będą mogły nieodpłatnie przystąpić do platformy jako podmioty udostępniające elektronicznie usługi, które świadczą tradycyjnie. Projekt ma zostać uruchomiony w pełni w maju 2008r.

Korzyści z rozwiązania na przykładzie:

Przedsiębiorca poszukuje terenu pod inwestycję budowlaną (np. budowa zakładu produkcyjnego). Po znalezieniu dogodnej lokalizacji musi między innymi uzyskać pozwolenie na budowę, które to wydaje Starosta Powiatu, na którego terenie inwestycja ma być realizowana. W związku z tym przedsiębiorca odwiedza stronę internetową e-PUAP i wśród podmiotów udostępniających usługę pozwolenia na budowę, odszukuje urząd Starostwa Powiatowego właściwego dla obszaru, na którym ma być dokonywana inwestycja budowlana i uruchamia elektroniczny formularz wniosku o pozwolenie na budowę. Po wypełnieniu wniosku na stronie i dodaniu niezbędnych załączników przedsiębiorca podpisuje całość kwalifikowanym podpisem elektronicznym (za pomocą odpowiedniej karty i czytnika kart) i wysyła całość do urzędu za pośrednictwem tzw. elektronicznej skrzynki podawczej danego urzędu, która generuje potwierdzenie otrzymania wniosku przez urząd, które to może być zweryfikowane przez przedsiębiorcę co do autentyczności odbiorcy wniosku. Wniosek trafia do urzędu, gdzie jest sprawdzany po względem tożsamości nadawcy (weryfikacja podpisu elektronicznego). Następnie po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku i przygotowaniu odnośnie wniosku odpowiedniej decyzj (podpisanej elektronicznie przez upoważnioną osobę), jest ona przesyłana elektronicznie do platformy e-PUAP. Równocześnie do przedsiębiorcy przesyłana jest informacja, iż jest dostępna na platformie decyzja o pozwoleniu na budowę, którą przedsiębiorca może obejrzeć po wejściu na stronę e-PUAP. Po przeczytaniu informacji przez przedsiębiorcę potwierdzenie tego faktu jest wysyłane do urzędu, który upewnia się, iż decyzja została doręczona do adresata.

Więcej informacji o projekcie na stronie www.epuap.mswia.gov.pl.